Nikolaos Giannis

Im Rahmen meiner Tätigkeit als externer Sales Development Manager unterstütze ich Make.Media, ein neues Projekt der Videoproduktionsagentur urbanuncut, beim Aufbau eines skalierbaren B2B-Vertriebskanals. Der Fokus liegt auf der Akquise von KMUs und Startups mit Bedarf an hochwertiger Videoproduktion für Marketing, Employer Branding und Events.

B2B-LinkedIn-Outbound & E-Mail-Automatisierung
– Problemstellung: Make.Media war ein neu gestartetes Projekt innerhalb der Videoproduktionsagentur Urbanuncut, für das bislang kein strukturiertes Sales-Framework existierte. Da die internen Ressourcen vollständig auf das Hauptgeschäft von Urbanuncut fokussiert waren, fehlte es an Kapazitäten, um den Aufbau eines funktionierenden B2B-Vertriebskanals intern voranzutreiben. Gleichzeitig war es jedoch dringend erforderlich, erste Projekte und Termine zu generieren, um das neue Angebot frühzeitig im Markt zu etablieren.
– Tools: n8n, Smartlead.io, Apify, Sales Navigator, Phantombuster, Trello, Airtable

Ansatz:
– Aufbau eines vollautomatisierten Leadgenerierungs-Workflows inklusive Data Scraping (LinkedIn-Profil, Beiträge, Website)
– KI-gestützte Erstellung personalisierter Icebreaker, Sales Hooks und Follow-ups
– Automatisierter Versand der LinkedIn Nachrichten via n8n und phantombuster (Connect Requests & Follow-ups)
– Ergänzend individualisierte E-Mail-Outreach-Kampagnen über smartlead.io

CRM & Prozessstrukturierung
– Einführung eines einfachen CRM-Systems mit Trello zur systematischen Lead-Nachverfolgung und Priorisierung
– Durchführung einer detaillierten Zielgruppen-, Bedarfs- und Painpointanalyse zur gezielten Ansprache

Ergebnisse:
– Aufbau des gesamten Outbound-Sales-Funnels von Grund auf
– Nach der initialen Set-up- und Testphase laufen die LinkedIn-Outreach-Prozesse stabil mit einer Terminquote von mind. 1 qualifiziertem Gespräch pro 100 Connect Requests pro Woche
– E-Mail-Outreach zeigte trotz hoher Personalisierung geringere Resonanz – wird derzeit iterativ angepasst
– Connect- und Reply-Raten konnten aufgrund eines fehlenden Tracking-Tools nicht exakt gemessen werden

Nutzen für Make.Media (urbanuncut):
– Aufbau einer skalierbaren Vertriebsstruktur für das neue Agenturprojekt
– Zeitersparnis und Effizienz durch vollständige Automatisierung bei gleichzeitiger Individualisierung
– Frühzeitige Validierung der Zielgruppenansprache mit konkreten Terminen als Ergebnis

Als Freelancer automatisiere ich für Velluto den gesamten Prozess der LinkedIn- und E-Mail-Kaltakquise mithilfe spezialisierter KI- und Automatisierungstools. Mein Schwerpunkt liegt dabei auf effizienter Lead-Generierung und maximaler Personalisierung trotz vollständiger Automatisierung.

LinkedIn-Outreach Automatisierung
– Problemstellung: Der Gründer und alleinige Mitarbeiter ist umfassend in das operative Tagesgeschäft, den B2C-Vertrieb sowie die kontinuierliche Optimierung von Produkt, Onlineshop und Fulfillment eingebunden. Für den strukturierten Aufbau eines B2B-Vertriebskanals mittels Cold Outreach über LinkedIn und E-Mail fehlten entsprechend die zeitlichen und personellen Ressourcen.
– Tools: n8n, PhantomBuster, Apollo.io, Sales Navigator, Apify
– Workflow: Vollautomatisierte Leadlisten-Erstellung → Data Scraping (Website, LinkedIn-Beiträge, Profile) → KI-gestützte Erstellung personalisierter Icebreaker & Follow-ups → automatischer Versand von Connect Requests sowie automatische Follow-ups bei Kontaktannahme ohne Rückmeldung.

Cold-E-Mail-Outreach Automatisierung
– Tools: Smartlead.io, Lemlist, apify
– Workflow: Aufbau maßgeschneiderter Leadlisten inkl. spezifischer Sales Hooks → detaillierte Recherche der Leads (Webseiten, Social Media Profile) für personalisierte Erstkontakte und Follow-ups → vollautomatisierte Erstellung und Ausspielung von E-Mail-Kampagnen in Smartlead und Lemlist mit integriertem CRM-Tracking.

Nutzen für Velluto:
– Massive Zeitersparnis im Vertrieb durch Eliminierung manueller Tasks
– Steigerung der Conversion-Raten durch hochpersonalisierte Ansprache
– Konsistente Lead-Bearbeitung und transparentes Monitoring des Vertriebsprozesses

Als Founders Associate bei Podero (Wien) verantwortete ich im Rahmen eines 6-monatigen Internships maßgeblich die Optimierung interner Prozesse im Bereich Buchhaltung und Vertrieb, sowie die Verbesserung des bestehenden Sales Funnels durch gezielte KI-basierte Automationen.

B2B LinkedIn-Outbound Automatisierung
– Problemstellung: Aufgrund der stark begrenzten Zielgruppe (europäische Energieversorger ab einer bestimmten Unternehmensgröße) war ein besonders effizienter Outreach-Prozess entscheidend. Gleichzeitig befand sich Podero in einer Seed-Funding-Runde, was zusätzlichen Druck erzeugte, innerhalb kurzer Zeit neue Pilotprojekte zu realisieren. Daraus ergab sich die Notwendigkeit, sowohl den zeitlichen Aufwand als auch die Qualität des LinkedIn-Outbounds erheblich zu verbessern und zu automatisieren.
– Tools: Sales Navigator, Claude (Anthropic), ChatGPT, HubSpot, Hublead
– Workflow: Erstellung und Automatisierung hochgradig personalisierter LinkedIn-Kampagnen mit KI-gestützten Icebreakern und Follow-ups zur nachhaltigen Steigerung der Antwortraten.

Ergebnisse:
– Connect-Request-Rate: Nachhaltige Steigerung von ursprünglich 25–30 % auf 40 %.
– Reply-Rate: Steigerung von unter 5 % auf konstant durchschnittlich 12 %.
– Meetings: Pro Woche konstant mindestens 2 qualifizierte Termine bei 100 Connect Requests generiert.

Automatisierung der Buchhaltungsvorbereitung
– Problemstellung: Aufgrund fehlender interner Kapazitäten konnte die aufwendige Vorbereitung der Buchhaltung nicht mehr effizient manuell bewältigt werden. Mit der zunehmenden Anzahl genutzter Tools und Kostenstellen stieg das tägliche Rechnungsaufkommen deutlich an – monatlich mussten über 120 Belege aus verschiedenen Quellen verarbeitet werden. Die uneinheitliche Ablage und fehlende Transparenz führten zu einem unübersichtlichen und fehleranfälligen Prozess, dessen Aufwand kontinuierlich wuchs und zunehmend außer Kontrolle geriet.
– Tools: Make.com, GetMyInvoices.com
– Workflow: Ich habe einen vollautomatisierten Prozess zur Buchhaltungsvorbereitung implementiert: Eingehende Rechnungen und Belege (per E-Mail oder aus Tools wie GetMyInvoices) werden automatisch gesammelt, mit individuellen IDs versehen und in Google Drive gespeichert. Anschließend erfolgt automatisiert ein Matching der Belege mit Transaktionen vom Trade-Republic-Kontoauszug. Abschließend werden die Daten übersichtlich in Google Sheets aufbereitet und zweimal monatlich automatisiert als fertige Übersicht an die externe Buchhaltung versendet.

Ergebnisse:
– Reduktion des manuellen Aufwands von 12 Stunden auf 1–2 Stunden pro Woche.
– Signifikante Effizienzsteigerung und Reduktion menschlicher Fehlerquellen.

Nutzen für Podero:
– Massive Zeit- und Kostenersparnis in internen administrativen Prozessen.
– Deutliche Effizienzsteigerung im Vertrieb und nachhaltige Verbesserung des Sales Funnels.
– Messbare und nachhaltige Steigerung der Conversion Rates durch KI-basierte Personalisierung.